Kibæk Idrætsforening – KIF 1900 – er en flerstrenget forening, der – jf. vedtægterne – består af en årsmødevalgt bestyrelse på 5 personer.

Forenings aktiviteter udbydes og drives af udvalg, der er selvsupplerende, og som er ansvarlig for driften af den pågældende idrætsgren, herunder rekruttering af trænere, holdledere og andre hjælpere, som skønnes nødvendige.

Udvalgene er ansvarlige for fastsættelse af kontingent, fremskaffelse af børneattest, hvor der deltager børn under 15 år, egen økonomi med baggrund i – et af bestyrelsen – godkendt budget (årsbudget med begrundelse).

Til sparring og hjælp til udvalgenes administrative opgaver kan der tages kontakt til foreningens HR-udvalg.

I foreningen nedsættes der – efter behov – triologi-udvalg, der varetager fælles opgaver til gavn og aflastning for helheden. P.t. er der følgende fælles udvalg til håndtering af blandt andet – Events, Kibæk-Cup, Kibæk Byfest, Samarbejde på tværs, Sponsorer og HR.

Samværet i foreningen bygger på anerkendende tilgang. Her anerkender man den frivilliges arbejde stort eller lille og accepterer og støtter, såfremt den frivillige måtte være nødt til at melde fra i en given situation. Mottoet er ” SET, HØRT OG TAGET ALVORLIG” og med respekt for, at der er et liv uden for det frivillige arbejde, som skal respekteres. Som på ethvert idrætshold bakker vi også hinanden op som frivillige og forsøger at tage over, hvor der evt. er forfald. Frivilligpolitikken er nærmere beskrevet i et særskilt bilag.

Mobning, chikane og racisme vil vi ikke acceptere i foreningen. Alle har pligt til at observere og tage aktion på sådanne situationer, så de skyldige kan hjemsendes fra aktiviteten, og i grove tilfælde udelukkes i en periode eller for altid. HR-udvalget kan kontaktes, hvis der er behov for support og foreningens formand underrettes.

Kontingent betales til de forskellige aktiviteter, men er samtidig et bidrag til fællesskabet i din forening. Med kontingent til din aktivitet er du samtidig en del af en flerstrenget forening, der kun kan fungere, fordi vi er sammen om vores fællesskab.

Kontingentet er derfor en del af vores fællesskab – uden fællesskab ingen forening.

Skulle der opstå situationer, hvor en aktivitet – mod forventning – af en eller anden grund ikke må gennemføres/skal lukke ned på grund af påbud, er der ingen refusion af kontingentet.

Folketinget har vedtaget en lov, der siger, at alle idrætsforeninger pr. 1. juli 2005 skal indhente en børneattest på trænere/instruktører/holdledere, som har eller skal have vedvarende kontakt med børn under 15 år. Yderligere oplysninger kan ses på DGI´s hjemmeside: www.dgi.dk.

For at leve op til loven, har foreningen vedtaget følgende:

Alle, som er ansat eller tilknyttet Kibæk Idrætsforening som træner/instruktør/holdleder, skal det enkelte udvalg godkende lederen ved indhentning af børneattest. Foreningen vil som minimum hvert andet år indhente børneattester, og altid ved nye trænere. Har man haft et længere fravær fra klubben på fx. et år, skal der indhentes en ny børneattest ved genansættelse.

Ren praktisk indhentes børneattester ved, at den enkelte afdeling udpeger en ansvarlig, som får tilknyttet Nem Id til Kibæk Idrætsforening. Den ansvarlige i afdelingen sørger for at oprette forespørgsel, som træner/leder modtager i E-boks til elektronisk godkendelse.

Den enkelte træner/leder er ansvarlig for besvarelse heraf inden 14 dage, hvorefter anmodning slettes automatisk og foreningen får besked på, at der ikke kan udstedes børneattest.

Den ansvarlige i afdelingen får besked fra KIF’s digitale postkasse (pt. varetaget af kassereren) på alle anmodninger, som ikke besvares af træner/lederen. Det er den ansvarliges eget ansvar at følge op på årsagen til, at der ikke er sket en besvarelse. Ved tvivlsspørgsmål rettes der
henvendelse til HR-udvalget.

Den ansvarlige i afdelingen modtager ikke kopi af godkendte børneattester.

At dyrke idræt i Kibæk Idrætsforening er forbundet med at opleve og vise følelser, her skal der være plads til både sejrsknus, et klap på skulderen eller en trøstende omfavnelse til det barn, som føler nederlag eller har slået sig.

• Man er bevidst om, at man er rollemodel over for børnene
• Man taler ordentligt til hinanden – ingen sjofle tilråb eller kommentarer om hinandens kroppe
• Alle former for mobning og racisme er absolut ”no-go”, og kan medføre bortvisning og udelukkelse
• Kropskontakt ved for eksempel instruktion eller skadesbehandling er legalt
• Man inviterer ikke enkelte børn hjem til sig selv
• Man går ikke ind i det modsatte køns omklædningsrum under omklædning
• Man er ikke alene med enkelte børn i omklædningsrummet
• Mobiltelefon må ikke misbruges mellem træner/spiller. Her menes bl.a. at tage billeder i eksempelvis omklædningsrum og videresendelse. Dette gælder også blandt udøvere indbyrdes
• På ture, der medfører overnatning, er der altid 2 trænere/ledere.

Alle har pligt til at gå til den ansvarlige i afdelingen, hvis de hører rygter om krænkelser eller selv fornemmer, at noget er galt. HR-udvalget kontaktes for support.

Bestyrelsen har pligt til at tage sådanne henvendelser alvorligt, og at reagere hurtigt på dem. Når dette er sket, vil de relevante involverede – f.eks. holdet – blive informeret.

Foreningens holdning er, at der ikke accepteres anvendelse af rusmidler hos udøvere i forbindelse med – eller i forlængelse af sportsarrangementer.

• Indtager et ungdomsmedlem øl/alkohol eller andre rusmidler – medens han/hun er i eller repræsenterer Kibæk Idrætsforening – vil forældrene blive underrettet.
• Ankommer et ungdomsmedlem påvirket, bliver han/hun afvist, og vi kontakter forældrene straks.
• I gentagelsestilfælde tages medlemskabet op til overvejelse.

Foreningens politik er, at ingen ryger i forbindelse med deres udøvelse af træning og sportsarrangementer. Foreningen opfordrer til, at unge samt trænere og ledere, opmuntrer og hjælper hinanden med ikke at påbegynde rygning.

Der ryges ikke indendørs, eller når det er til gene for andre.

Som udgangspunkt modtager man ikke honorar som frivillig i foreningen – jf. separat beskrivelse af foreningens frivilligpolitik. Der tilbydes foreningsbetalt uddannelse, således at man kan dygtiggøre sig som instruktør eller på andre områder, der er til gavn for det arbejde som den
frivillige udøver i foreningen. I den forbindelse dækkes også transportomkostninger.

Instruktører, trænere og ledere er kontingentfri i den idrætsgren, hvori man udøver sin gerning.

Dette kan også bevilges – efter indstilling fra de sportslige udvalg – i tilfælde, hvor udvalgsmedlemmer (triologi o.l.), bidrager med en arbejdsindsats, som kan sidestilles med arbejdsindsatsen for instruktører, trænere og ledere.

I forbindelse med årets budgetlægning oplyser de sportslige udvalg om, hvem der evt. er friholdt for kontingent, således det kommer til at fremgå af budgettet.

Der kan i særlige tilfælde ydes skattefrie godtgørelser til ulønnede instruktører, trænere og ledere, når udvalgene vurderer, at omfanget af det tidsforbrug, arbejde og omkostninger, der er forbundet med udførelsen af opgaven som instruktør/træner og lignende tilsiger det.
Disse godtgørelser kan p.t. (2022) makismalt udgøre følgende:

• Kr. 2.450 – Telefon og internet
• Kr. 1.500 – Administration (kontorartikler, porto o.l.)
• Kr. 2.050 – Tøjvask
• Kr. 6.000 – I alt

Aftalt befordring (kurser) kan honoreres og udfyldt kørselsbilag skal indeholde:

• Navn, adresse og evt. tlf.
• Formål
• Dato
• Antal kørte km.

Der findes skema på hjemmesiden til kørselsgodtgørelse under ”Kassererens side”.

Alle andre former for godtgørelser og honorering skal aftales med foreningens bestyrelse.

Mindre gaver i anledning af mærkedage til foreningens frivillige kan gives efter udvalgenes godkendelse. Gaverne må dog ikke gives som gavekort, idet disse så er skattepligtige.

Bestyrelse, udvalgsmedlemmer og instruktører/trænere modtager passende beklædning med påtrykt logo og evt. navn, samt funktion i afdelingen, f.eks. KIBÆK IF – fitness instruktør, således at foreningens gæster og andre kan se, hvem der repræsenterer foreningen.

Klubbens farver et sort og rød.

Indtil videre håndteres foreningens primære sponsorer af foreningens bestyrelse. Det drejer sig om hovedsponsor og foreningspartnere, samt i samarbejde med de berørte udvalg arrangements/stævnesponsorater.

Der udpeges en kontaktperson i bestyrelsen, som er ansvarlig og koordinator for disse. Kontaktpersonen synliggøres på hjemmesiden, så virksomheder kan se, hvem de skal kontakte, såfremt de ønsker at tegne et af ovennævnte sponsorater.

Øvrige sponsorater (udvalgssponsorater) håndteres af de enkelte udvalg, herunder med baggrund i netværk og andet kendskab. Disse sponsorater er primært reklamesponsorater med navn på spilledragtbander og lignende sportsudstyr. Alle virksomheder med god moral og etik, kan være sponsorer i foreningen.

Til at bistå med overblik, administration, støtte og sikring af den aftalte profilering, er der etableret et sponsorudvalg bestående af 2-3 personer, der ikke selv er opsøgende.

Klubbens nuværende primære sponsorer er:

Hovedsponsor:  Sport 24 i Herning City

Foreningspartnere:  OK Plus, Møllegaardsvej, Kibæk

Der ønskes yderligere 2 – 4 guldsponsorer

Arrangements-/Stævnesponsorer:  Meny, Kibæk (Kibæk Cup)

Gymnastikopvisning & grundlovsstævnet mangler en sponsor

Sponsorer/sportslige udvalg:  Der henvises til separat oversigt udarbejdet af sponsorudvalget

Alle sponsorer optræder på foreningens hjemmeside, samt i den røde folder, som hvert år udkommer i august måned.

Herudover indgås der individuelle aftaler omkring profilering.

Kibæk IF støtter op om foreningens sponsorer, og alt indkøb foretages primært hos disse og altid lokalt, hvis der er mulighed herfor.

Årsmødet er foreningens hyggeaften for alle ildsjæle, frivillige og aktive i Kibæk IF. Her er foreningen vært ved en middag og med hvad hertil hører. Efter middagen er der årsmøde, hvor den kommende bestyrelse vælges – jf. vedtægterne.

Det er foreningens holdning, at ingen indvælges i bestyrelsen mod deres vilje.

Ud over årsmødet vil der, efter behov, blive arrangeret foredrag, hjælperfest eller lignende. Disse aktiviteter kan også foregå som en aktivitet i de enkelte udvalg.

Foreningens primære PR-platform er hjemmesiden, som skal være aktiv med nye tiltag og aktiviteter. Endvidere udgør ”Den røde folder” ligeledes foreningens ansigt udadtil. Det er også i disse medier foreningens sponsorer profileres.

Herudover opfordres de enkelte udvalg til at profilere deres aktiviteter i medierne – primært på de sociale medier, herunder evt. Ugeposten og Herning Folkeblad.

Artikler der har ”forenings politisk” indhold, skal afstemmes med bestyrelsen.

Frivilligpolitik er en del af værdigrundlaget og indgår som bilag.

Godkendt af bestyrelsen den 6. januar 2022 og Samarbejdsudvalget orienteret 12. januar 2022.
Godkendt af bestyrelsen den 11. maj 2022 (Sponsorafsnit).